Privacybeleid (AVG)

1. PRIVACYBELEID

1.1. Jouw privacy
HV Olympia hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop HV Olympia persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee HV Olympia een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.

Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt HV Olympia zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is vereniging HV Olympia.

In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.

1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor HV Olympia je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die HV Olympia uitvoert, verzamelt en verwerkt HV Olympia persoonsgegevens van de relatie:

  1. Wanneer de relatie lid van HV Olympia is/wordt:
  • Voor het verwerken van de contributie.
  • Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  1. Wanneer de relatie vrijwilliger van HV Olympia is/wordt:
  • Voor het informeren over activiteiten.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  1. Wanneer de relatie sponsor van HV Olympia is/wordt:
  • Voor het verwerken van sponsorbedragen.
  • Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  • Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
  • LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
  1. Wanneer de leverancier van HV Olympia is/wordt:
  • Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door HV Olympia.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  • LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
  1. Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van HV Olympia:
  • Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.
  1. Wanneer de relatie meedoet aan een toernooi georganiseerd door HV Olympia:
  • Voor het verwerken van de contributie.
  • Voor het informeren over teamindelingen, poule-indelingen en wijzigingen.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  1. Wanneer de relatie contact opneemt met HV Olympia via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
  • Voor het onderhouden van het contact.

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.

Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal twee jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is
HV Olympia wettelijk verplicht deze zeven jaar te bewaren.

1.3. Administraties
HV Olympia voert een aantal administraties om de vereniging draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.
  • Sportlink: systeem van de NHV
  • WEBSITE VERENIGING: contentmanagementsysteem aangesloten op Sportlink
  • Sponsoradministratie: lokale administratie om sponsoren en Vrienden van HV Olympia vast te leggen
  • Contributieadministratie: Webapplicatie voor innen van contributie

1.4. E-mail
HV Olympia verstuurt e-mails om evenementen en activiteiten aan te kondigen zoals toernooien, speurtochten, jaarlijkse bbq etc. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e- mail intrekken door te antwoorden op de e-mail.

1.5. Foto‘s en video‘s
Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto‘s en/of video‘s worden gemaakt door trainers/leider of bestuur. Deze foto‘s en/of video‘s kunnen op een van de websites van HV Olympia of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar info@hvolympia.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

HV Olympia heeft geen invloed op foto‘s en video‘s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat HV Olympia hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto‘s/video‘s te verwijderen, neem dan contact op met HV Olympia via e-mail naar info@hvolympia.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. HV Olympia zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft HV Olympia geen verantwoordelijkheid, tenzij door HV Olympia zelf geplaatst.

1.6. Recht van verzet
Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar info@hvolympia.nl met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen.
Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via info@hvolympia.nl .

1.7. Gebruik van persoonsgegevens door derden
HV Olympia laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

1.8. Social media
HV Olympia gaat graag, via het web en (eigen) socialmediakanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. HV Olympia volgt actief hiervoor het internet en socialmediakanalen, zoals Facebook, Twitter en Instagram. Hierbij spant HV Olympia zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. HV Olympia behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, HV Olympia (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. HV Olympia is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar socialmediakanalen of de content op haar socialmediakanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met HV Olympia via info@hvolympia.nl.

1.9. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers
Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen HV Olympia, kan de desbetreffende vrijwilliger gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop HV Olympia geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt, of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.

1.10. Websites van HV Olympia en andere websites
Op de websites van HV Olympia tref je een aantal links aan naar andere websites. HV Olympia draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van HV Olympia is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.
De volgende websites vallen onder verantwoording van HV Olympia:
2. TENSLOTTE
2.1. Vragen
Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, neem dan contact op met de vereniging via info@hvolympia.nl .

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden
Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via e-mail naar info@hvolympia.nl. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

2.3. Wijzigingen privacybeleid
HV Olympia behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien HV Olympia een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop HV Olympia de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.

2.4. Verantwoording
Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van HV Olympia verantwoordelijk.


Dit privacybeleid kan ook hier als geheel document gedownload worden.